1. Qui sommes-nous ?

Le service VocaTrust est édité par :

VocaTrust fournit principalement ses services à des clients professionnels.

2. Rôle de VocaTrust dans le traitement des données

Lorsque VocaTrust traite des données concernant les prospects, appelants ou clients d’une entreprise cliente afin de fournir les services souscrits, VocaTrust agit principalement en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données.

L’entreprise cliente demeure responsable du traitement des données de ses propres prospects et clients. Elle détermine notamment les finalités du traitement, les catégories de personnes concernées, les bases juridiques applicables et les durées de conservation des données qu’elle conserve dans ses propres systèmes.

VocaTrust agit en revanche en qualité de responsable du traitement pour les données nécessaires à la gestion de ses propres prospects et clients, à la conclusion et à l’exécution de ses contrats, à sa facturation, à la gestion de son site internet, à la sécurité de ses services ainsi qu’à ses propres relations commerciales.

3. Données susceptibles d’être traitées

Selon les services utilisés et les informations communiquées, VocaTrust peut notamment traiter :

• le nom et le prénom ;
• le numéro de téléphone ;
• l’adresse électronique ;
• le code postal, la commune ou l’adresse lorsqu’ils sont communiqués ;
• le motif et le contenu d’une demande ;
• la date et l’heure d’un appel ou d’une prise de contact ;
• l’origine, le type ou le statut d’un prospect ;
• les informations nécessaires à un rappel ou au traitement de la demande ;
• les transcriptions des échanges vocaux nécessaires au fonctionnement de l’assistant ;
• les résumés et informations structurées générés à partir des conversations ;
• les données techniques, journaux d’exécution et informations nécessaires au diagnostic, à la sécurité et au fonctionnement du service ;
• les données relatives aux clients professionnels, à leurs contrats et à leur facturation ;
• les données issues d’un compte Google Ads lorsque son titulaire a expressément autorisé VocaTrust à y accéder.

4. Utilisation de Google Ads et Google Local Services Ads

VocaTrust utilise l’API Google Ads afin de fournir certaines fonctionnalités d’automatisation aux clients ayant expressément connecté leur compte Google Ads au service VocaTrust.

Cette connexion est réalisée au moyen du protocole OAuth de Google et peut notamment impliquer l’utilisation du périmètre d’autorisation Google Ads nécessaire au fonctionnement du service.

Comment VocaTrust utilise ces données

Les données obtenues via les API Google sont utilisées exclusivement afin de fournir les fonctionnalités demandées par le client, notamment :

• détecter et récupérer une nouvelle demande Google Local Services Ads ;
• identifier les coordonnées nécessaires à son traitement ;
• déclencher les automatisations configurées par l’entreprise cliente ;
• permettre la prise en charge ou le rappel du prospect ;
• qualifier la demande ;
• transmettre au client les informations et comptes rendus associés ;
• assurer le fonctionnement, la sécurité et le diagnostic technique de ces automatisations.

Stockage des données Google

VocaTrust n’a pas pour finalité de constituer une base permanente de prospects provenant de Google Ads ou Google Local Services Ads.

Les données nécessaires à l’exécution des automatisations peuvent transiter temporairement par l’infrastructure n8n exploitée par VocaTrust et être présentes dans les journaux techniques ou historiques d’exécution pendant une durée limitée.

Les données d’exécution techniques gérées directement par VocaTrust sont configurées afin d’être supprimées au plus tard après 14 jours, sauf lorsqu’une conservation plus longue est nécessaire en raison d’un incident, d’une obligation légale ou d’une demande particulière du client.

Les jetons et informations techniques permettant l’accès OAuth peuvent être conservés pendant la durée nécessaire à la fourniture du service et tant que l’autorisation du client demeure active.

Partage et utilisation des données Google

VocaTrust ne vend, ne loue et ne commercialise pas les données obtenues par l’intermédiaire des API Google.

VocaTrust n’utilise pas ces données pour constituer une base de prospection indépendante, réaliser du profilage publicitaire, effectuer du retargeting publicitaire ou diffuser des publicités indépendamment du service demandé par le client.

Les données ne sont communiquées qu’à l’entreprise cliente concernée et, lorsque cela est strictement nécessaire, aux prestataires techniques intervenant dans la fourniture du service.

Google exige notamment qu’une politique destinée à une application utilisant des scopes restreints explique la manière dont les données Google sont accédées, utilisées, stockées et partagées. La présente section a vocation à décrire ces traitements de manière transparente.

5. Assistant vocal et traitement des appels

Lorsqu’une entreprise cliente active une fonctionnalité d’assistance vocale VocaTrust, l’assistant peut analyser les informations communiquées oralement par l’appelant afin de comprendre sa demande et de transmettre les informations utiles au professionnel concerné.

Selon la configuration utilisée, ces informations peuvent notamment comprendre :

• le prénom de l’appelant ;
• son numéro de téléphone ;
• son code postal, sa commune ou sa localisation lorsqu’ils sont communiqués ;
• le motif de son appel ;
• les informations utiles à sa demande ;
• une transcription textuelle de l’échange ;
• un résumé de la conversation ;
• des informations structurées extraites de l’échange afin de faciliter le traitement de la demande.

Une transcription textuelle peut être générée afin de permettre à l’assistant vocal de fonctionner et de produire le compte rendu destiné à l’entreprise cliente.

VocaTrust cherche à limiter la conservation de ces informations au strict nécessaire et n’utilise pas les conversations des appelants afin de constituer une base commerciale indépendante.

6. Prestataires utilisés pour le fonctionnement de l’assistant vocal

Afin de fournir ses services, VocaTrust s’appuie sur plusieurs prestataires spécialisés qui peuvent être amenés à traiter certaines données pour le compte de VocaTrust ou de l’entreprise cliente.

• Twilio : téléphonie, acheminement des appels et envoi de SMS ;
• Vapi : orchestration et fonctionnement des assistants vocaux ;
• Deepgram : reconnaissance vocale et transcription de la parole ;
• ElevenLabs : génération et synthèse de la voix ;
• Mistral AI : traitement linguistique et compréhension des conversations ;
• n8n : automatisation des workflows et transmission des informations ;
• OVHcloud : hébergement du serveur utilisé notamment pour l’infrastructure n8n ;
• o2switch : hébergement du site internet VocaTrust ;
• Google : Google Ads, Local Services Ads, OAuth et services de mesure d’audience ;
• Cloudflare : protection des formulaires au moyen de Turnstile ;
• Shine : gestion administrative et facturation.

Ces prestataires ne doivent recevoir que les informations nécessaires à l’exécution des services pour lesquels ils sont utilisés.

7. Finalités des traitements

Les données personnelles peuvent notamment être utilisées afin de :

• fournir et exploiter les services VocaTrust ;
• réceptionner et transmettre les demandes de prospects ;
• comprendre, qualifier et résumer les demandes reçues ;
• permettre à un assistant vocal de répondre à un appel ;
• récupérer des informations issues de comptes Google Ads expressément autorisés ;
• automatiser le traitement de leads Google Local Services Ads ;
• déclencher un rappel ou une action prévue par le service souscrit ;
• envoyer des comptes rendus, emails et SMS relatifs aux demandes ;
• faciliter le suivi des prospects par l’entreprise cliente ;
• assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité des services ;
• identifier, diagnostiquer et résoudre les incidents techniques ;
• prévenir les abus et utilisations frauduleuses ;
• gérer les contrats, abonnements et prestations ;
• gérer la facturation et les obligations comptables ;
• répondre aux demandes adressées à VocaTrust ;
• mesurer l’utilisation du site et améliorer son fonctionnement ;
• communiquer avec les prospects et clients VocaTrust concernant ses offres et services dans les conditions autorisées par la réglementation.

8. Bases juridiques des traitements

Selon la nature du traitement, VocaTrust peut notamment s’appuyer sur :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles lorsque le traitement est nécessaire à la fourniture du service demandé ;
• l’intérêt légitime de VocaTrust à fournir, sécuriser, administrer et améliorer ses services ainsi qu’à développer son activité commerciale lorsque la réglementation le permet ;
• le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, fiscale ou judiciaire ;
• le consentement lorsque celui-ci est requis, notamment pour certaines opérations de prospection ou certains traceurs et outils de mesure d’audience.

Lorsque VocaTrust agit exclusivement comme sous-traitant pour le compte d’une entreprise cliente, cette dernière demeure responsable de la détermination de la base juridique applicable au traitement des données de ses propres prospects et clients.

9. Hébergement et infrastructure

Le site internet vocatrust.fr est hébergé auprès de o2switch.

Les automatisations VocaTrust, notamment celles réalisées à l’aide de n8n, sont exécutées sur une infrastructure serveur hébergée auprès d’OVHcloud.

Les traitements nécessaires à la téléphonie, à la reconnaissance vocale, à la synthèse vocale et à l’intelligence artificielle peuvent également être réalisés au moyen des prestataires indiqués dans la présente politique.

VocaTrust veille à limiter l’accès aux données aux seuls systèmes et prestataires nécessaires à la fourniture du service.

10. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques utilisés par VocaTrust sont des groupes internationaux ou peuvent faire intervenir des infrastructures situées en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque des données personnelles font l’objet d’un transfert international, VocaTrust veille à ce que celui-ci repose, lorsque cela est requis, sur un mécanisme prévu par la réglementation applicable, tel qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou toute autre garantie appropriée.

VocaTrust sélectionne ses prestataires en tenant notamment compte de leurs engagements contractuels et de leurs mesures de sécurité et de protection des données.

11. Conservation des données

VocaTrust applique un principe de limitation de la conservation des données et ne cherche pas à conserver indéfiniment les informations traitées dans le cadre de ses services.

Données relatives aux prospects des entreprises clientes

Les données opérationnelles traitées par VocaTrust sont conservées pendant la durée nécessaire à la réception, au traitement et à la transmission de la demande au client.

Les données présentes dans les historiques techniques et journaux d’exécution n8n gérés par VocaTrust sont conservées pendant une durée maximale de 14 jours, sauf nécessité particulière liée à la sécurité, à la résolution d’un incident ou à une obligation légale.

Transcriptions d’appels

Les transcriptions peuvent être traitées afin de permettre le fonctionnement de l’assistant vocal, l’extraction des informations nécessaires et la génération d’un compte rendu.

VocaTrust limite leur conservation au temps nécessaire à la prestation et s’efforce de configurer ses prestataires afin de réduire au minimum la persistance des données vocales et des transcriptions.

Données Google Ads et OAuth

Les données issues de Google Ads ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à l’exécution des fonctionnalités demandées.

Les informations d’autorisation OAuth nécessaires à la connexion du compte Google peuvent être conservées pendant la durée de la relation contractuelle ou jusqu’à révocation de l’accès par l’utilisateur.

En cas de résiliation, de révocation ou de demande de suppression, VocaTrust supprime ou rend inaccessibles les données opérationnelles et accès OAuth concernés dans un délai maximal de 30 jours, sous réserve des données devant être conservées en raison d’une obligation légale.

Données commerciales et contractuelles

Les informations relatives aux prospects et clients de VocaTrust sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation commerciale puis, le cas échéant, pendant les délais de prescription et durées imposés par la réglementation applicable.

Données comptables et facturation

Les factures et pièces comptables sont conservées conformément aux durées légales applicables.

12. Sécurité des données

VocaTrust met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données traitées contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, l’utilisation abusive, la divulgation accidentelle ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• le contrôle et la limitation des accès aux environnements techniques ;
• l’utilisation de connexions sécurisées ;
• la séparation des différents services et environnements lorsque cela est pertinent ;
• l’utilisation des mécanismes OAuth officiels pour l’accès aux comptes Google ;
• la limitation de la durée de conservation des données techniques ;
• la surveillance et le diagnostic des incidents techniques ;
• la sélection de prestataires présentant des garanties appropriées en matière de sécurité.

13. Partage et destinataires des données

VocaTrust ne revend pas les données personnelles traitées dans le cadre de ses services.

Les informations peuvent être transmises uniquement lorsque cela est nécessaire :

• à l’entreprise cliente pour laquelle une demande a été reçue ou traitée ;
• aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service ;
• aux prestataires administratifs, comptables ou de facturation lorsque cela est nécessaire ;
• aux conseils et prestataires intervenant dans la défense des intérêts de VocaTrust ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque VocaTrust est légalement tenu de communiquer certaines informations.

Lorsqu’elle intervient comme sous-traitant, VocaTrust traite les données confiées par une entreprise cliente conformément aux instructions de celle-ci et aux engagements contractuels applicables.

14. Formulaires, sécurité et Cloudflare Turnstile

Les formulaires présents sur le site VocaTrust permettent notamment aux visiteurs de demander des informations, une démonstration, un devis ou à être recontactés.

VocaTrust utilise Cloudflare Turnstile afin de protéger certains formulaires contre les soumissions automatisées, le spam et les utilisations abusives.

Dans ce cadre, certaines informations techniques nécessaires au contrôle de sécurité peuvent être traitées par Cloudflare.

15. Mesure d’audience et cookies

VocaTrust peut utiliser Google Analytics / GA4 afin de mesurer l’audience de son site, comprendre la manière dont les visiteurs utilisent ses pages et améliorer ses contenus et services.

Lorsque la réglementation applicable l’exige, les traceurs non strictement nécessaires sont déposés uniquement après recueil du consentement de l’utilisateur.

Le visiteur peut accepter, refuser ou modifier ses choix depuis le dispositif de gestion des cookies présent sur le site.

VocaTrust n’utilise pas actuellement de Meta Pixel sur son site.

16. Prospection commerciale

Lorsqu’une personne contacte VocaTrust, demande une démonstration, sollicite des informations ou communique volontairement ses coordonnées, VocaTrust peut utiliser ces informations afin de répondre à sa demande et assurer son suivi commercial.

Dans les conditions autorisées par la réglementation, VocaTrust peut également contacter ses prospects et clients professionnels par téléphone, email ou SMS afin de présenter ses services ou assurer le suivi de la relation commerciale.

Lorsque le consentement est requis, les communications commerciales concernées ne sont effectuées qu’après obtention de celui-ci.

Chaque personne peut demander à ne plus recevoir de communications commerciales de la part de VocaTrust en utilisant le mécanisme de désinscription éventuellement présent dans le message ou en écrivant à :
contact@vocatrust.fr.

17. Vos droits

Dans les conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données et la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent notamment disposer des droits suivants :

• droit d’accès aux données les concernant ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Toute demande concernant les données personnelles peut être adressée à :
contact@vocatrust.fr.

Afin d’éviter une communication de données à une personne non autorisée, VocaTrust pourra demander des informations permettant de vérifier l’identité du demandeur lorsque cela est nécessaire et proportionné.

Lorsque VocaTrust traite les données exclusivement pour le compte d’une entreprise cliente, la demande pourra être transmise à cette entreprise afin qu’elle puisse l’instruire en sa qualité de responsable du traitement.

Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

18. Révocation de l’accès Google

Un utilisateur ayant autorisé VocaTrust à accéder à son compte Google peut retirer cette autorisation à tout moment depuis les paramètres de sécurité et de connexions de son compte Google.

La révocation de l’autorisation met fin à l’accès de VocaTrust aux données Google accessibles grâce à cette autorisation et peut entraîner l’arrêt des fonctionnalités VocaTrust nécessitant l’accès au compte Google Ads concerné.

Le client peut également demander à VocaTrust de supprimer les informations d’autorisation OAuth et les données Google encore détenues par VocaTrust en écrivant à :
contact@vocatrust.fr.

Sous réserve d’une obligation légale contraire, VocaTrust procède à cette suppression dans un délai maximal de 30 jours.

19. Suppression des données et fin du service

Un client VocaTrust peut demander la suppression des données opérationnelles associées à son service ainsi que la révocation de ses connexions aux services tiers.

Après la fin de la relation contractuelle, VocaTrust supprime ou rend inaccessibles les données qui ne sont plus nécessaires dans un délai maximal de 30 jours, sous réserve :

• des sauvegardes techniques dont le cycle normal de rotation n’est pas encore terminé ;
• des éléments nécessaires à la résolution d’un litige ou d’un incident ;
• des données devant être conservées au titre d’une obligation légale, fiscale, comptable ou réglementaire.

20. Modification de la présente politique

VocaTrust peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de ses services, de son infrastructure, de ses prestataires techniques, de ses fonctionnalités ou de la réglementation applicable.

En cas de modification substantielle affectant la manière dont les données personnelles sont traitées, VocaTrust pourra en informer les utilisateurs ou clients concernés par tout moyen approprié.

La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.

21. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de données personnelles :